O processo de admissão pode ser burocrático e demorado. Pensando nisso, para empresas que já utilizam nossas soluções completas, essa nova funcionalidade vem para simplificar e acelerar a etapa de contratação, tornando tudo mais eficiente.
O objetivo é automatizar a admissão para que seja mais rápida, segura e sustentável, alinhada a um mercado cada vez mais digital. Assim, a empresa reduz erros, economiza tempo e ganha produtividade, enquanto o novo colaborador tem uma experiência muito mais simples e fluida.
Visão geral
Com a admissão digital, o processo pode ser iniciado diretamente pelo Fortes RH. O candidato recebe um e-mail para preencher seus dados cadastrais e concluir a pré-admissão online — de forma prática e eficiente.
Como a ferramenta funciona?
As informações exigidas pelo RH — obrigatórias ou opcionais (exceto Formação e Experiência) — ficam disponíveis no Fortes Colabore para que o candidato preencha diretamente no aplicativo.
É importante destacar que a admissão digital só funciona com a integração entre os sistemas: Fortes RH + Fortes Colabore + Fortes Pessoal.
Quando a empresa possui as três soluções integradas, o fluxo acontece da seguinte forma:
O colaborador insere seus dados no aplicativo Fortes Colabore;
As informações são enviadas para o Fortes RH, que confirma a admissão;
Em seguida, os dados seguem automaticamente para o Fortes Pessoal;
Quando o candidato finalizar o preenchimento dos dados no Fortes Colabore, as informações também serão enviadas para o Fortes RH, ficando disponíveis no menu Gestão de Talentos.
Comunicação facilitada
Para tornar o acompanhamento ainda mais prático, o Gerenciador de Comunicação passa a contar com notificações por e-mail e caixa de mensagens. Essas notificações são enviadas aos usuários configurados no sistema e informam sempre que uma nova admissão for realizada no Colabore.
Ao receber a notificação, o responsável de RH pode acessar diretamente a tela de admissão do candidato e visualizar os documentos anexados, centralizando todas as informações em um só lugar.
A funcionalidade de admissão digital passa a contar com auditoria, garantindo mais segurança e rastreabilidade em cada etapa do processo.
Importante: Quando há integração entre Fortes RH e Fortes Pessoal, a admissão deve ser realizada pelo Fortes RH. Nesse fluxo, é o Fortes RH quem envia as informações para o Fortes Colabore
Configurações por cliente
Cada empresa pode parametrizar os campos que deseja utilizar no processo, por meio do caminho:
Menu Utilitários > Configurações > Configurar cadastro de Talento e Candidato > Campos padrões do sistema Talento.
Essas definições são automaticamente refletidas no aplicativo Fortes Colabore.
Quais informações vão para o aplicativo?
Durante a pré-admissão, o aplicativo Fortes Colabore apresentará apenas os dados necessários para preenchimento pelo candidato, organizados nas abas:
Dados Pessoais.
Documentos.
Anexos.
As demais informações — como Dados Funcionais, Formação Acadêmica, Experiências, Modelos de Avaliação e extras — permanecem no Fortes RH e devem ser preenchidas diretamente pelo usuário do sistema.
Ao clicar "Contratar" no menu R&S > Cadastros > Banco de Talentos ou em R&S > Movimentações > Solicitação de Pessoal > Candidato da Seleção. O usuário será direcionado para o novo fluxo de admissão.
Atenção! Caso o candidato já tenha dados alimentados no RH, devemos enviar para o app Colabore no momento da pré-admissão. Se o candidato fizer alguma edição nos dados já apresentados no app, os mesmos serão gravados no RH e os dados anteriores serão subscritos, ou seja, os que vão prevalecer serão os da pré-admissão.
Como funciona o envio do convite
No início do processo de admissão, o responsável pelo RH deve preencher os dados básicos do candidato (nome, e-mail e CPF).
Ao avançar, será exibida uma tela para personalizar o e-mail de convite, que será enviado ao candidato com as instruções para acessar o aplicativo Fortes Colabore.
No aplicativo, o candidato poderá:
- Preencher suas informações pessoais;
- Anexar os documentos solicitados;
- Indicar no campo “Descrição”, em Outros, a que se refere cada documento anexado.
Em Movimentações > Admissão, serão exibidos todos os cadastros pendentes de aprovação. Nessa etapa, o RH faz a análise dos dados do candidato. Após a aprovação, o cadastro é enviado automaticamente para o Fortes Pessoal, que conclui a admissão.
O botão Iniciar Admissão passa a oferecer duas opções de fluxo:
no Fortes RH – quando a contratação é feita diretamente pelo Fortes RH;
no Fortes Colabore – quando o processo é realizado pelo aplicativo Fortes Colabore, com preenchimento das informações pelo próprio candidato.
Obs.: Quando houver integração apenas com o Fortes Pessoal, a opção de iniciar admissão no Fortes Colabore não será apresentada.
Em seguida, em Ações apresentará as opções Analisar dados, Editar, Reenviar e Cancelar.
Ao clicar em “Analisar ” o responsável do RH irá analisar os dados do candidato onde as informações serão recebidas e o RH vai preencher as informações faltantes, como Formação e Experiência.
A opção de “Editar” permitirá realizar as alterações nas informações previamente registradas sobre esse colaborador. Ela é utilizada, por exemplo, quando você precisa atualizar dados incorretos, desatualizados ou adicionar novas informações.
A opção de “Reenviar” servirá para que o cadastro seja reenviado para o candidato.
A opção de “Cancelar” servirá para cancelar a admissão do candidato e os dados serão excluídos do sistema.
Ao cancelar, o responsável pelo setor de Recursos Humanos poderá informar o motivo pelo qual a admissão foi cancelada e o talento será notificado por e-mail.
“Olá. Gostaríamos de comunicar que infelizmente a sua admissão foi cancelada por motivos [...]. Qualquer dúvida, entre em contato com o profissional de RH da empresa.”.
O campo “Motivo do cancelamento” é obrigatório e o botão “Enviar cancelamento” só estará disponível após o usuário informar o motivo.
Importante: A retificação de dados não será permitida pelo candidato, e qualquer alteração será realizada pelo responsável pelo RH.
Status durante admissão: entenda cada etapa do processo
Para facilitar o acompanhamento, cada admissão exibirá um status que mostra em qual etapa o processo está. Confira:
Admissão enviada: aparece quando a admissão é enviada ao candidato pelo Fortes Colabore.
Aguardando análise: exibida quando o candidato já preencheu os dados no app e enviou para o RH analisar.
Em análise – Fortes Pessoal: status aplicado após os dados do Colabore serem aprovados no RH ou quando a admissão via RH é salva. Nesse momento, o cadastro está no Fortes Pessoal, aguardando aprovação.
Admissão concluída: aparece após a aprovação no Fortes Pessoal. Nesse caso, o candidato recebe essa tag e é ocultado da listagem, sendo exibido apenas ao aplicar filtros.
Admissão cancelada: quando o processo é cancelado, o candidato recebe essa tag e também é ocultado da listagem, aparecendo somente via filtro.
Importante: Com a inclusão dessa funcionalidade, as opções de “Aguardando confirmação” do Pessoal e “Cancelado” foram retiradas do menu Gestão de talentos > Cadastros > Talentos. O objetivo é que esses casos fiquem no novo menu Gestão de Talentos > Movimentações > Admissão.
Habilitação da funcionalidade
Não é necessário realizar configurações adicionais. A funcionalidade será habilitada automaticamente quando houver integração com o Fortes Colabore.
Por que ela é importante?
A admissão digital traz benefícios claros:
- Agilidade e praticidade no fluxo de informações;
- Redução de erros e retrabalho, já que os dados são preenchidos pelo próprio colaborador;
- Economia de tempo e custos, com menos etapas manuais;
- Melhora na experiência do colaborador, que pode concluir tudo de onde estiver;
- Simplificação da rotina do RH, com processos mais ágeis e seguros.
Espero ter ajudado! Até a próxima!