O eSocial traz um conceito específico de empresa, onde os empregadores pessoa jurídica são identificados pelo CNPJ Base, e os empregadores pessoa física pelo CPF.

Isso quer dizer que no eSocial quase todos os cadastros passam a ser centralizados, como, por exemplo, o plano de cargos, a tabela de funções, horários, etc.

Outro ponto importante é com relação à apuração dos tributos, diferentemente da GFIP, onde as informações são enviadas por estabelecimento, no eSocial elas passam a ser transmitidas por empresa (CNPJ Base), semelhante ao que já ocorre hoje na DIRF.

Nesse contexto, entender sobre ambientes distribuídos é muito importante, pois isso impacta diretamente no envio das movimentações para o eSocial.

É importante ressaltar que a responsabilidade pelo encerramento da competência (S-1299) deve ser de um único estabelecimento, o chamado centralizador, e este só poderá fazer o encerramento após tomar conhecimento que todas as demais filiais transmitiram as suas movimentações para o eSocial.

A partir do encerramento da folha, o Social retornará os seguintes totalizadores:

• S-5011: Informações das contribuições sociais consolidadas por contribuinte
• S-5012: Informações do IRRF consolidadas por contribuinte
• S-5013: Informações do FGTS consolidadas por contribuinte

Será por meio destes eventos que a empresa irá conciliar os valores de contribuição previdenciária, do IRRF e do FGTS, respectivamente.

Esses totalizadores são retornados para o estabelecimento que realizou o encerramento, ou seja, o centralizador. Dessa forma, para que os demais estabelecimentos tenham acesso a essas informações, o centralizador precisa fazer a exportação dos totalizadores.

Um exemplo muito comum de ambientes distribuídos é quando no Fortes Pessoal os estabelecimentos são cadastrados como empresas distintas, conforme imagem abaixo:

Mas saiba que existem outros casos de ambientes distribuídos, como por exemplo, quando a empresa possui um banco de dados para cada estabelecimento, utiliza múltiplos sistemas de folhas, ou possui o Departamento Pessoal descentralizado.

Por isso é muito importante que você verifique se está inserido nessa situação!

Parametrizando o Fortes Pessoal

Para exportar os totalizadores é necessário que todas as filiais estejam cadastradas como “estabelecimentos” junto ao centralizador, em nosso exemplo, a Matriz.

Mas saiba que a definição de qual será o centralizador fica a critério da empresa, podendo ou não ser a Matriz, e isso é definido no momento da adesão ao eSocial.

O centralizador é aquele que foi o responsável por transmitir o evento S-1000 (cadastro da empresa).

Para fazer o cadastro das filiais acesse Cadastros > Empresas, selecione o centralizador e clique em Editar.

Você deve inserir em Estabelecimentos todas as filiais que a sua empresa possui. Isso será necessário para a devida identificação dos estabelecimentos no retorno dos totalizadores.

Para fazer o cadastro clique em Novo (F2) e preencha os campos solicitados.

A opção “eSocial” só deve ser marcada se o estabelecimento centralizador for o responsável por transmitir o evento S-1005 (Estabelecimento) referente aquela Filial, caso contrário, se esse evento tiver sido transmitido pela própria Filial, a opção “eSocial” não deve ser marcada, caso contrário, o eSocial retornará erro de duplicidade.

Concluído este passo faça o cadastro do histórico do estabelecimento acessando Movimentos > Situações > Estabelecimentos.

Além disso, é importante que você verifique também o cadastro de Obras & Tomadores, em conjunto com o cadastro das lotações tributárias, pois eles possuem como chave de identificação o CNPJ Base da empresa.

Isso quer dizer que além de cadastrar todos os estabelecimentos junto ao centralizador, você precisará também cadastrar todas as obras, tomadores e lotações tributárias.

Importante! Ao realizar esses cadastros você deve utilizar o mesmo código já utilizado na respectiva empresa, por exemplo, se a Filial possui uma Obra Própria com código 000002 e Lotação Tributária código 000002, ao fazer esses cadastros no estabelecimento centralizador você precisa adotar o mesmo código, caso contrário, teremos conflitos nos identificadores no eSocial.

Encerramento da Competência

Para que o eSocial retorne os totalizadores é necessário que o período seja encerrado.

Lembre-se que o encerramento é feito pelo centralizador, e pra isso é importante que você verifique se todos os demais estabelecimentos enviaram todas as movimentações do período.

Concluída todas as conferências para fazer o encerramento acesse Movimentos > eSocial > Controle de Competências.

Selecione o período e clique no botão Encerrar.

Escolha a opção Encerrar e em seguida confirme o encerramento.

Após isso o sistema apresentará o retorno dos totalizadores através da ferramenta conciliação. Teremos totalizadores individuais por trabalhadores e geral.

Em nosso exemplo, na aba geral temos o retorno das informações da Matriz e da Filial Salvador, conforme os códigos 0001 e 0002 apresentados na imagem acima.

Somente a Matriz terá acesso a essas informações, como podemos observar na imagem abaixo, a Filial está com a aba geral em branco.

Já a aba trabalhadores se refere aos totalizadores individuais (por CPF), retornados à medida que a remuneração e o pagamento da folha são transmitidos, tarefa essa que é realizada individualmente por cada estabelecimento. Por isso cada estabelecimento terá acesso aos totalizadores por trabalhador.

Então o que fazer para cada filial ter acesso aos totalizadores gerais?

O estabelecimento centralizador precisa exportar os totalizadores.

Exportando os Totalizadores

Para fazer isso, no centralizador, acesse Movimentos > eSocial > Exportar Totalizadores.

Através desta ferramenta você irá criar regras de exportação dos totalizadores para estabelecimentos ou obras em ambientes distribuídos.

Clique em Novo (F2).

Selecione a competência, aqui o sistema só irá apresentar somente competências encerradas. Podemos ter períodos de apuração mensal ou anual (13º salário).

O campo identificador será utilizado para que o usuário atribua um nome aos arquivos totalizadores. Por exemplo:

Supondo que a empresa eSocial Testes possui dois estabelecimentos, a Matriz Fortaleza e a Filial Salvador. E que esta última foi cadastrada como uma empresa distinta, para facilitar a localização dos arquivos você pode definir como identificador o nome SALVADOR.

Em seguida marque os totalizadores que deseja exportar (S-5011 e S-5012).

No caso do S-5011 você pode definir ainda se deseja adicionar as informações gerais do Contribuinte, ou seja, você pode exportar o INSS Total da Empresa (de todos os estabelecimentos).

Após isso você deve selecionar para quais estabelecimentos ou obras deseja exportar os totalizadores, faça isso clicando em Novo (F2), ou em Inc. Todos.

Em nosso exemplo a empresa possui dois estabelecimentos, sendo que a Filial Salvador foi cadastrada como uma empresa distinta, por isso vou selecionar apenas a Filial.

Atenção! Você deve cadastrar uma regra para cada estabelecimento ou obra que estejam cadastrados de forma independente, seja como uma empresa distinta, ou em outro software.

Em nosso caso como temos apenas uma filial só é necessário o cadastro de uma regra.

Por fim basta confirmar o cadastro para que o sistema gere os arquivos.

É importante que você saiba que esse processo deve ser feito todos os meses.

Então para facilitar a criação das regras utilize a opção clonar.

O sistema irá trazer a competência selecionada como origem e você precisará informar a competência de destino.
Por fim clique em Ok.

Concluído o cadastro das regras o sistema irá gerar arquivos para os totalizadores, eles serão salvos na pasta do Agente numa pasta chamada ExportarTotalizadores.

Acessando essa pasta teremos outra, esta terá o código da empresa que realizou a exportação do arquivo. Nela o sistema irá criar uma subpasta para cada período de apuração exportado.

Iremos acessar a pasta 2018-11.

Nela teremos um arquivo para cada totalizador.

Copie os arquivos e cole na pasta ImportarTotalizadores (localizada na pasta do Agente), subpasta código da empresa destino.

O sistema irá processar os arquivos e alterar a extensão para “importado”.

Após isso acesse novamente o Fortes Pessoal e faça o login na Filial.

Em seguida acesse o menu Movimentos > eSocial > Controle de Competências.

Selecione o período correspondente e clique na opção Conciliação.

Na aba Geral o sistema irá apresentar os totalizadores referentes ao estabelecimento, a partir dessas informações você já pode conciliar os valores do INSS e IRRF.